आज के समय में तकनीक ने हमारे कई कामों को बहुत आसान बना दिया है। पहले महत्वपूर्ण दस्तावेजों या कागजातों को सुरक्षित रखने के लिए उन्हें संभाल कर रखना पड़ता था और फिजिकल कॉपियां खराब होने का डर हमेशा बना रहता था। लेकिन अब स्मार्टफोन के आ जाने से डिजिटल रूप में कागजात संभालना बेहद सरल हो गया है। किसी भी फॉर्म को भरने या दस्तावेज को भेजने के लिए पीडीएफ यानी पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट सबसे ज्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला फाइल फॉर्मेट है।
बहुत से लोगों के मन में यह सवाल आता है कि क्या इसके लिए किसी महंगे कंप्यूटर या लैपटॉप की जरूरत होती है। इसका सीधा जवाब है कि बिल्कुल नहीं। आपके पास मौजूद साधारण स्मार्टफोन से भी आप किसी भी कागज, फोटो या दस्तावेज को कुछ ही सेकंड में पीडीएफ फाइल में बदल सकते हैं। इसके लिए प्ले स्टोर या एप स्टोर पर कई तरह के मुफ्त उपकरण और एप्लीकेशन उपलब्ध हैं जिनकी मदद से यह काम घर बैठे आसानी से किया जा सकता है।
दस्तावेज को स्कैन करके पीडीएफ बनाना
किसी भी भौतिक दस्तावेज को डिजिटल रूप देने का सबसे बेहतरीन तरीका उसे स्कैन करना होता है। इसके लिए आप अपने फोन के कैमरे का उपयोग कर सकते हैं या फिर बाजार में उपलब्ध कई विश्वसनीय स्कैनिंग एप डाउनलोड कर सकते हैं। एप खोलने के बाद कैमरे को दस्तावेज के बिल्कुल सीध में रखें ताकि कागज का हर कोना साफ नजर आए। तस्वीर खींचने के बाद एप खुद ब खुद किनारों को पहचान कर दस्तावेज को ट्रिम कर लेता है।
स्कैनिंग पूरी होने के बाद आपके पास छवि की चमक और कंट्रास्ट को ठीक करने का विकल्प मिलता है। आप इसे ब्लैक एंड व्हाइट या रंगीन रूप में चुन सकते हैं ताकि लिखावट बिल्कुल साफ पढ़े जा सके। सभी जरूरी पन्नों को एक साथ सेट करने के बाद सेव बटन पर क्लिक करें। इसके बाद फाइल के प्रारूप को पीडीएफ चुनें और अपने फोन में किसी भी सुरक्षित स्थान पर इसे सहेज लें।
मोबाइल गैलरी की फोटो को पीडीएफ में बदलना
यदि आपके फोन की गैलरी में पहले से ही किसी दस्तावेज या मार्कशीट की तस्वीरें मौजूद हैं, तो उन्हें अलग से स्कैन करने की आवश्यकता नहीं होती है। आप सीधे अपनी तस्वीरों को चुनकर एक सिंगल पीडीएफ फाइल बना सकते हैं। कई आधुनिक स्मार्टफोन में गैलरी के भीतर ही प्रिंट या पीडीएफ में बदलने का सीधा विकल्प दिया होता है, जो इस प्रक्रिया को और भी ज्यादा तेज बना देता है।
इसके अलावा कई ऑनलाइन वेबसाइट्स और मोबाइल एप्लीकेशन भी उपलब्ध हैं जो जेपीईजी या पीएनजी तस्वीरों को पीडीएफ में बदलने की सुविधा देते हैं। आपको बस अपनी चुनी हुई तस्वीरों को अपलोड करना होता है और क्रम के अनुसार व्यवस्थित करना होता है। इसके बाद कनवर्ट बटन दबाते ही आपकी फाइल तैयार हो जाती है जिसे आप आसानी से डाउनलोड कर सकते हैं या किसी के साथ साझा कर सकते हैं।
पीडीएफ फाइल को सुरक्षित रखना और साझा करना
एक बार पीडीएफ फाइल बन जाने के बाद उसकी सुरक्षा का ध्यान रखना भी उतना ही आवश्यक है। चूंकि इन फाइलों में आपकी व्यक्तिगत या कार्यालय से जुड़ी महत्वपूर्ण जानकारियां हो सकती हैं, इसलिए इन्हें सुरक्षित फोल्डर में रखना चाहिए। यदि दस्तावेज बहुत ज्यादा गोपनीय है, तो आप पीडीएफ फाइल पर पासवर्ड भी लगा सकते हैं ताकि बिना अनुमति के कोई उसे खोल न सके।
तैयार की गई पीडीएफ फाइल को आप ईमेल, मैसेजिंग ऐप या क्लाउड स्टोरेज के माध्यम से पल भर में कहीं भी भेज सकते हैं। यह फाइल फॉर्मेट सभी प्रकार के उपकरणों पर एक जैसा ही खुलता है, जिससे फॉन्ट या डिजाइन के बिगड़ने का कोई खतरा नहीं रहता है। सही जानकारी और नियमित अभ्यास से आप बिना किसी परेशानी के अपने मोबाइल से ही सभी प्रकार के दस्तावेज तैयार कर सकते हैं।
स्रोत: डिजिटल इंडिया
