नौकरी के लिए आवेदन करते समय कई कंपनियां रिज्यूमे के साथ कवर लेटर भी मांगती हैं। कई उम्मीदवार इसे औपचारिकता समझकर कहीं से कॉपी कर लेते हैं, जबकि अच्छा कवर लेटर बताता है कि आप यह नौकरी क्यों चाहते हैं और इसके लिए सही क्यों हैं। जानिए कवर लेटर कैसे लिखें।
कवर लेटर और रिज्यूमे में फर्क
रिज्यूमे आपकी पढ़ाई, कौशल और अनुभव की सूची है। कवर लेटर एक छोटा पत्र है, जिसमें आप उसी जानकारी को उस खास नौकरी से जोड़कर बताते हैं। रिज्यूमे बताता है कि आपने क्या किया, कवर लेटर बताता है कि उससे कंपनी को क्या फायदा होगा। इसलिए कवर लेटर में रिज्यूमे की बातें दोहराने के बजाय सबसे अहम बातें चुनकर लिखें।
कवर लेटर का सही ढांचा
- ऊपर अपना नाम, फोन नंबर, ईमेल और तारीख
- जिसे लिख रहे हैं उसका नाम या पद, जैसे “प्रिय हायरिंग मैनेजर”
- पहला पैरा: किस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं और विज्ञापन कहां देखा
- दूसरा पैरा: आपकी पढ़ाई, कौशल, इंटर्नशिप या प्रोजेक्ट, जो इस नौकरी से मेल खाते हैं
- तीसरा पैरा: आप इस कंपनी में क्यों काम करना चाहते हैं
- अंत: इंटरव्यू के लिए उपलब्धता और धन्यवाद, फिर अपना नाम
फ्रेशर्स क्या लिखें
अनुभव न हो तो भी लिखने को बहुत कुछ होता है। कॉलेज प्रोजेक्ट, इंटर्नशिप, अपरेंटिसशिप, किसी कार्यक्रम का आयोजन, खेल या स्वयंसेवा से सीखी बातें बताएं। सिर्फ “मैं मेहनती हूं” लिखने के बजाय उदाहरण दें, जैसे किसी प्रोजेक्ट में आपने क्या जिम्मेदारी निभाई और क्या नतीजा निकला। नौकरी के विज्ञापन में मांगे गए कौशल ध्यान से पढ़ें और उनमें से जो आपके पास हैं, उन्हें लेटर में जरूर शामिल करें।
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लंबाई और भाषा
कवर लेटर एक पेज से छोटा, तीन-चार छोटे पैरा में होना चाहिए। भाषा सरल, विनम्र और पेशेवर रखें। बहुत भारी शब्दों या लंबी भूमिका से बचें। जिस भाषा में नौकरी का विज्ञापन है, आम तौर पर उसी भाषा में लिखना बेहतर रहता है। हर कंपनी के लिए लेटर में कंपनी का नाम, पद और जरूरत के हिसाब से बदलाव करें, एक ही लेटर सबको भेजना साफ पकड़ में आ जाता है।
ईमेल से भेजते समय
अगर आवेदन ईमेल से भेज रहे हैं, तो कवर लेटर को ईमेल के मुख्य हिस्से में लिख सकते हैं और रिज्यूमे PDF के रूप में जोड़ सकते हैं। विषय पंक्ति साफ रखें, जैसे “जूनियर अकाउंटेंट पद के लिए आवेदन, आपका नाम”। फाइल का नाम भी अपने नाम से रखें। ईमेल पता पेशेवर हो, जिसमें आपका नाम दिखे।
आम गलतियां
- इंटरनेट से कॉपी किया हुआ लेटर बिना बदलाव भेजना
- कंपनी या पद का गलत नाम लिखना
- वर्तनी और व्याकरण की गलतियां
- जरूरत से ज्यादा लंबा लेटर या सिर्फ अपनी तारीफ
- सैलरी या छुट्टियों की बात पहले ही लेटर में करना
भेजने से पहले लेटर को एक बार जोर से पढ़ें या किसी दोस्त से जांच करवाएं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कवर लेटर न मांगा जाए तो भी भेजें?
अगर आवेदन में विकल्प हो, तो छोटा और नौकरी के हिसाब से लिखा कवर लेटर आपकी गंभीरता दिखाता है।
स्रोत: नेशनल करियर सर्विस (NCS), श्रम एवं रोजगार मंत्रालय। जानकारी अक्टूबर 2026 तक की।
